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Manual de Política de Tratamiento de Datos Personales

DATOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

Nombre o razón social: ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS

NIT: 901.204.222

Correo electrónico: info@projectstics.co

Generalidades

1. OBJETIVO

Dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto Reglamentario 1074 de 2015, Capítulo 25, Artículo 2.2.2.25.6.2. y a lo estipulado en el Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013;  ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS, determina que la siguiente será la Política de Tratamiento de Datos Personales de la organización.

2. DEFINICIONES

Para los efectos de la siguiente política se entenderá por:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento de conformidad con la Ley.
  • Archivos: Conjunto de documentos conservados por la empresa, en donde conste información personal regulada por la ley.
  • Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse, a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación como, por ejemplo: aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o derechos humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y a los datos biométricos.
  • Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica que realice el tratamiento de los datos personales por cuenta de la corporación.
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decida sobre las bases y tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de los datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Reclamo: Toda comunicación que se generé a partir de un uso inadecuado de los datos de titular y que a razón de sus derechos, puede solicitar la corrección, actualización o remoción del dato en las bases de datos de ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS.

Así mismo, ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS, ha definido otras nominaciones para los titulares, de la siguiente manera:

  • Clientes.
  • Proveedores.

3. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION PERSONAL

3.1. Principio de acceso y circulación restringida. De acuerdo con las disposiciones legales, los datos operados por ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS, su acceso y circulación serán restringidos acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el titular o demás personas previstas en las normas vigentes. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones constitucionales y legales, límites recogidos en esta política.

3.2. Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.  ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS, se compromete a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada por los titulares.

3.3. Principio de finalidad. El Tratamiento de datos personales que ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS realiza, obedece a la finalidad legítima, informada, temporal y material de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Garantiza así mismo el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministran datos de carácter personal.

3.4. Principio de legalidad. El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.

3.5. Principio de libertad. ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, únicamente con el previo, expreso e informado consentimiento del titular al momento de tratar sus datos personales.

3.6. Principio de seguridad. ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS como responsable y/o encargado del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

3.7. Principio de transparencia. ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS, garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en nuestras bases de datos.

3.8. Principio de veracidad o calidad. La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas, es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS eximido de cualquier tipo de responsabilidad frente a su calidad.

4. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS, como responsable del tratamiento, deberá cumplir con los siguientes deberes:

4.1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

4.2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

4.3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

4.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

4.5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

4.6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

4.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

4.8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

4.9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

4.10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

4.11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

4.12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

4.13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

4.14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

4.15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION

Conforme al artículo 8° de la Ley 1581 de 2012, los titulares de la información tienen los siguientes derechos:

5.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

5.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

5.3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso ha dado a sus datos personales.

5.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

5.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

5.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6. CANALES DE ATENCION AL TITULAR

6.1. ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS, identificado con NIT 901.204.222, se hace responsable del tratamiento de datos personales que aparezcan registrados en sus bases de datos y archivos. A fin de atender las consultas, preguntas, actualizaciones, reclamos y demás asuntos relacionados con los derechos de los titulares.

La organización ha dispuesto de los siguientes canales:

6.1.1. Correo electrónico:                           info@projectstics.co

7. AUTORIZACION Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

​7.1. ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

7.1.1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

7.1.2. Datos de naturaleza pública.

7.1.3. Casos de urgencia médica o sanitaria.

7.1.4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

7.1.5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

7.2. Manifestación de la autorización. La autorización a ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS, para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:

  • El titular, quien deberá acreditar su identidad, presentando la documentación respectiva.
  • Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

7.3. Medios para otorgar la autorización. ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS obtendrá la autorización por diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, aplicaciones web, archivos de audio o video, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento, mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya, que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.

La autorización será solicitada por ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS de manera previa al tratamiento de los datos personales.

7.4. Prueba de la autorización. ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS conservará la prueba de la autorización, otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance. En consecuencia, ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos, realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

7.5. Revocatoria de la autorización. Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización, otorgada a ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS, para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular, revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio, por el que lo otorgó.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y  por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS podrá continuar tratando los datos personales, para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

Se hace necesario que el titular, este a paz y salvo por todo concepto frente a ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS, para que entonces se pueda proceder a realizar, la respectiva supresión de los datos personales.

8. AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

8.1 Alcance y contenido del Aviso de Privacidad.

El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

a) La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.

b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

c) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

9. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS únicamente puede tratar datos sensibles cuando:

  • El titular haya otorgado autorización explícita a dicho tratamiento de datos sensibles.
  • Sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos se requiere autorización de los representantes legales.
  • Se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  • Tenga una finalidad histórica, estadística o científica, siempre que se adopten medidas para la supresión de identidad de los titulares.

10. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Es tarea del Estado Colombiano y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los menores respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

11. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER CONSULTAS Y RECLAMOS

11.1. Consultas. El titular o el causahabiente que desee realizar consultas, sobre su información personal lo podrá hacer dirigiéndose, a nuestra entidad, por medio de cualquiera de los canales para la atención del titular. Por solicitud del titular, ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS suministrará toda la información contenida en el registro individual o vinculado con la identificación del titular. La empresa responderá la consulta, en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados desde la fecha de recibo de la misma. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, la empresa informará al interesado, los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta, que no puede superar cinco (5) días hábiles siguientes al primer vencimiento.

11.2. Reclamos. El titular o el causahabiente podrá realizar un reclamo ante el consultorio para que su información personal sea objeto de corrección, actualización, supresión o cuando consideren que el consultorio incumple con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen. Igualmente podrá revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.

Los reclamos se hacen a través de los canales de atención al titular. Los reclamos deben contener:

  • Identificación del titular.
  • Descripción de los hechos que dan a lugar el reclamo.
  • Dirección.
  • Documentos adjuntos (si aplica). Si la persona encargada de recibir el reclamo, detecta que los datos no están completos, solicitará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, que se hagan las correcciones necesarias. La persona encargada de recibir el reclamo dará respuesta del mismo. En caso de no ser competente para hacerlo, enviará en un término de máximo dos (2) días hábiles al área responsable, que debe dar respuesta e informará de tal situación al interesado. La empresa responderá el reclamo dentro de los quince (15) días hábiles, contados desde el día siguiente al recibo del mismo. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, el consultorio informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al primer vencimiento. Los reclamos presentados por los titulares, se deberán inscribir en la plataforma del Registro Nacional de Bases de Datos.

12. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS

ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS transfiere datos personales a terceros países, siempre que éstos proporcionen niveles adecuados de protección de datos, de conformidad con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, y cuando:

  • El titular otorgue su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
  • El intercambio de datos sea exigido por razones de salud o higiene pública.
  • Se trate de transferencias bancarias o bursátiles.
  • Se trate de transferencia acordada en el marco de tratados internacionales, en los cuales la República de Colombia sea parte.
  • Sea necesario para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento o para la ejecución de medidas precontractuales.
  • Sea exigido legalmente para la salvaguardia del interés público o para fines judiciales.

13. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

14. VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, de ENGINEERING PROJECTS TIC’S SAS, entra en vigencia a partir del 6 de marzo de 2022 y hasta la expedición de otra o cambio sustancial de la mismas.